Mein BWS-Bereich · Übungsleiterpauschale
Interne Anwendung der BildungsWerkstatt e.V. („Mein BWS-Bereich“). Sie dient der Erfassung, fachlichen Freigabe und Auszahlungsvorbereitung von Übungsleiterpauschalen (§ 3 Nr. 26 EStG) und stellt Mitarbeitenden interne Informationen bereit: Neuigkeiten und häufige Fragen, Unterweisungen mit Nachweis, Rollenkarten und Fortbildungen.
BildungsWerkstatt e.V., Paul-Wassermann-Str. 15, 81829 München. Die Anwendung läuft auf einem Server des Vereins bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland; ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Datenschutzbeauftragter: Werner Schmid, hallo@deindsb.de.
Durchführung deines Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses mit dem Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Beschäftigte ergänzend § 26 BDSG). Die Aufbewahrung der Abrechnungsbelege beruht auf einer gesetzlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO), Schutzmaßnahmen wie Protokoll und Zwei-Faktor-Anmeldung auf dem berechtigten Interesse an einer sicheren Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Name, E-Mail-Adresse und IBAN liegen verschlüsselt in einer getrennten Schlüsselliste; alle Bewegungsdaten verarbeitet das System nur über eine interne pseudonyme BWS-ID. Auch Auszahlungsdateien und Namen aus Kontoauszügen sind in der Datenbank verschlüsselt. Übertragung TLS-verschlüsselt. Rollen mit Einblick in Daten anderer melden sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung an. Zugriffe auf fremde Daten werden protokolliert. Verschlüsselte, rotierende Backups. Keine Tracker, keine Werbung, keine Analyse-Dienste.
Wer ein BWS-Konto hat, kann sich mit Microsoft 365 anmelden. Dabei erfährt Microsoft, dass und wann du dich hier anmeldest; die Anwendung erhält von Microsoft nur deinen Namen, deine Kennung und Adresse zur Zuordnung des Kontos. Sie sieht nie dein Microsoft-Passwort. Hat die Administration es eingeschaltet, legt die erste Anmeldung mit dem BWS-Konto ein Portal-Konto als Mitarbeiter:in an, ohne Abrechnung. Die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort bleibt möglich.
Die Texterkennung eingescannter Papierbelege ist abgeschaltet. Nur in einem Notfall kann die Administration sie für 24 Stunden einschalten; eingescannte Seiten würden dann zur Texterkennung an den KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic (Sitz in den USA) übermittelt. Jedes Einschalten wird protokolliert. Belege, die du selbst im Formular erfasst, sind davon nie betroffen.
Hat die Administration den Assistenten eingeschaltet, kannst du Fragen stellen. Die Anwendung sucht passende Auszüge in den Portal-Unterlagen und lässt sie vom KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic (Sitz in den USA) zusammenfassen. Übermittelt werden nur deine Frage, aus der E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs vorher entfernt werden, die Auszüge und deine Rolle; nie dein Name, deine Kennung oder deine Abrechnungsdaten. Antworten sind nach Herkunft getrennt: Aussagen aus unseren Unterlagen tragen ihre Quelle, allgemeines Wissen des Sprachmodells ist als ungeprüft gekennzeichnet, und Angaben aus deinen eigenen Daten (Freibetrag, Freigaben, Termine) berechnet die Anwendung selbst, ohne den Anbieter. Fragen und Antworten werden nicht gespeichert und nicht je Person protokolliert; es gibt nur einen Tageszähler ohne Personenbezug. Schreib keine Namen oder persönlichen Angaben in eine Frage.
Zur Kontrolle der Auszahlungen liest die Verwaltung Kontoauszüge ein. Übernommen werden nur Zahlungen mit dem Verwendungszweck „UeL-Abrechnung“ oder „Übungsleiter“.
Beim Lesen von Neuigkeiten, Fragen, Rollenkarten und Fortbildungen wird nichts über dich gespeichert oder protokolliert. Das Kennzeichen „neu“ merkt sich allein dein Browser (lokaler Speicher deines Geräts, keine Übertragung). Die Vorlesefunktion nutzt nur die Stimme deines Geräts; der Text verlässt dein Gerät nicht.
Gespeichert wird je Unterweisung, dass und wann du bestätigt hast, und ob das kurze Quiz bestanden wurde — nicht deine einzelnen Antworten, keine Punkte, keine Fehlversuche. Der Nachweis wird für die bei der Unterweisung festgelegte Frist aufbewahrt und ist nur für Redaktion und Administration einsehbar.
Die Übungsleiterpauschale sehen nur Personen mit der Rolle Übungsleiter:in, also Externe und Mitarbeitende, die eine Pauschale bekommen; die Administration schaltet das je Person frei. Übungsleiter:innen sehen nur die eigenen Daten. Die Projektleitung sieht die Abrechnungen, bei denen sie gewählt wurde, die Personen, die ihr fest zugeordnet sind, und den Freibetragsstand dieser Personen. Zum Zuordnen kann sie nach Namen suchen (mindestens drei Buchstaben, höchstens 20 Treffer, keine vollständige Liste; jede Suche wird ohne Suchtext protokolliert) (Zweck: Überschreitung des Freibetrags vermeiden). Die Verwaltung sieht den Gesamtbestand zur Auszahlung. Die Rolle Freibetrags-Übersicht sieht nur, wer wie viel des Freibetrags ausgeschöpft hat, keine Belege, keine Bankdaten. Die Redaktion sieht Namen nur in Nachweis-, Karten- und Teilnehmerlisten, keine Abrechnungen. Andere Teilnehmende einer Fortbildung siehst du nicht.
Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch: bitte an office@bws-ev.de. Übungsleiter:innen können ihr Konto auch selbst löschen; Zuordnungen zu Rollenkarten und Fortbildungen werden dabei entfernt.